Zwölf Stunden pro Woche zurück
Bei Alpenfeld Treuhand tippten zwei Mitarbeiterinnen jede Woche hunderte Belege ab: Lieferant, Betrag, Fälligkeit, Konto. Heute prüfen sie nur noch. Was dabei funktioniert hat, und was nicht.
Was funktioniert hat
- Ein Eingang für alles. Belege kommen per E-Mail an eine Adresse pro Mandant, als PDF oder Foto. Niemand muss sie zuerst sortieren.
- Vorschlag statt Entscheid. Die Software liest den Beleg und schlägt Konto, Kostenstelle und Mehrwertsteuersatz vor. Entscheiden tut der Mensch, mit Beleg und Vorschlag nebeneinander.
- Klare Schwellen. Bekannte Lieferanten unter einem festgelegten Betrag gehen direkt durch, alles andere zur Prüfung. Die Schwelle legt das Team fest, nicht die Software.
- Lernen aus Korrekturen. Wird ein Vorschlag korrigiert, merkt sich das System die Regel für diesen Lieferanten. Nach wenigen Wochen stimmten die meisten Vorschläge.
Was nicht funktioniert hat
- Alles vollautomatisch. Der erste Entwurf buchte ohne Kontrolle. Das Team vertraute ihm nicht und prüfte trotzdem alles nach, also doppelte Arbeit. Erst die sichtbare Freigabe schuf Vertrauen.
- Ein neues Programm. Eine eigene Oberfläche zum Prüfen wurde kaum benutzt. Seit die Freigabe in der gewohnten Buchhaltungssoftware erscheint, läuft es.
- Handschriftliche Quittungen. Zerknitterte Kassenzettel erkennt keine Software zuverlässig. Sie landen bewusst immer bei einem Menschen.
Die Rechnung
Früher dauerte ein Beleg im Schnitt neun Minuten, heute rund 40 Sekunden Kontrolle. Bei 90 Belegen pro Woche sind das zwölf Stunden, die das Team nun für die Beratung seiner Kunden einsetzt.